公共基礎(chǔ)知識之常用公文撰擬要點
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公共基礎(chǔ)知識
常用公文撰擬要點
※ 第一節(jié) 規(guī)范性文件
一、規(guī)范性公文的特點
規(guī)范性公文是以強制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的文件。條例、規(guī)定、辦法就是其中具有代表性的部分,與其他類型的公務(wù)文件相比它們具有如下特征:
公文內(nèi)容是作者單方面意志的表示,其規(guī)范作用的成立與實現(xiàn)不以對方是否同意為前提條件,具有極強的強制約束力;公文所針對的問題是反復(fù)多次適用的、涉及多數(shù)人而非少數(shù)人的一般的普遍性問題;公文生效程序更為嚴(yán)格和規(guī)范,特別是在審批手續(xù)和正式公布程序方面非常嚴(yán)格;在效用方面一般均實行“不溯既往”和“后法推翻前法”的原則;語言運用講究高度準(zhǔn)確、概括、簡潔、通俗、規(guī)范。
二、規(guī)范性公文結(jié)構(gòu)
(一)總體結(jié)構(gòu)
條例、規(guī)定、辦法等規(guī)范性公文一般均包括:文件標(biāo)題、發(fā)布或通過或批準(zhǔn)的日期、章題(必要時還有節(jié)題)、正文。
(二)正文的結(jié)構(gòu)
條例、規(guī)定、辦法等規(guī)范性公文的正文一般均有這樣幾部分內(nèi)容:制定目的、制定依據(jù)、適用范圍、有關(guān)定義、主管部門、具體規(guī)范、獎懲辦法、施行日期、施行程序與方式、有關(guān)說明等。
在寫作實踐中,上述內(nèi)容多以條文形式表達(dá),每條還可下分為款、項、目等層次。總則、分則、罰則、附則。
三、寫作要求
撰寫條例、規(guī)定、辦法等規(guī)范性公文時,應(yīng)遵循一些特殊的規(guī)律,特別應(yīng)注意:維護文件的高度一致性、嚴(yán)密性、條理性、簡明性、穩(wěn)定性、連續(xù)性,尊重條例、規(guī)定、辦法各自的特殊撰寫要點。
※第二節(jié)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件
一、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件的特點
領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文的一般特點是:公文內(nèi)容對規(guī)定受文者的行為具有強制約束力,有關(guān)下級機關(guān)及有關(guān)個人必須認(rèn)真遵行;公文所針對的問題帶有一定的隨機性,涉及特定的問題、特定的人,一般不具有普遍性;有效期一般不長,時過境遷公文即失去執(zhí)行效用;與規(guī)范性公文相比生效程序相對簡約,除決定、決議等之外,只要發(fā)文機關(guān)的法定代表對公文的效用予以確認(rèn)(如簽發(fā)),即為有效;在效用方面,一般“溯及既往”,即公文的效力所及不僅針對成文之后發(fā)生的有關(guān)事物和問題,而且包括成文之前發(fā)生的問題,受文者應(yīng)根據(jù)作者要求糾正有關(guān)偏向,采取措施彌補不足。
二、指示
指示用于對下級機關(guān)布置工作,闡明工作活動的指導(dǎo)原則。用于對下級機關(guān)布置工作的指示的正文包括三部分內(nèi)容:一是行文的客觀依據(jù)或目的、意義;二是具體的工作任務(wù)與安排,以及指示事項的意義;三是對落實指示事項提出具體注意事項和要求(如步驟、方法、時間安排、期限、政策界限、報告執(zhí)行情況的方式、時間等)。
這三部分內(nèi)容可依以上次序陳述,也可先講事項意義及行文目的,然后分條列項對每一項具體任務(wù)和要求分別陳述。用于闡明工作活動的指導(dǎo)原則的指示,其正文通常也有三個組成部分:一是行文依據(jù)或該項工作活動的意義;
二是對開展各項活動指導(dǎo)原則的規(guī)定(禁止、糾正或倡導(dǎo)、要求以及有關(guān)政策界限);三是在落實指示事項過程中的具體注意事項和要求等。
三、決定
領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件的一種,用于對重要事項和重大行動作出安排。決定在實踐中具有比較廣泛的具體用途,正文的組成也存在很大的差異,常見的組成形式有這樣兒種:
第一種最簡潔,通常只有一個自然段,幾句話。主要包括的內(nèi)容是:誰,于何處,根據(jù)或為了什么,確定采取什么行動或措施。確定召開會議、人事任免、設(shè)立機構(gòu)、參加或脫離組織的決定,以及一部分履行法定審定批準(zhǔn)程序的決定常采用這種形式。
第二種比第一種稍復(fù)雜一些,主要有這樣一些內(nèi)容:目的或根據(jù);對所針對事物或問題性質(zhì)的分析、評價;有關(guān)措施(實施的對象、范圍、方法、注意事項等)。用于表彰或處分,命名,撤銷有關(guān)議案或其他公文,以及賦予、剝奪、免除有關(guān)對象的權(quán)利義務(wù)、能力的決定常采用這種形式。
第三種形式則更復(fù)雜一些,主要組成部分有:根據(jù)、目的、意義或原因;分條列項陳述有關(guān)措施的具體內(nèi)容,必要時在各條項上附加小標(biāo)題,以概括揭示各自的主要內(nèi)容。這部分內(nèi)容通常要寫出:措施的性質(zhì)、種類以及實施的時間空間和人員范圍、步驟、方法、條件、組織領(lǐng)導(dǎo)保障、政治思想保障、與其他措施的關(guān)系、有關(guān)的政策界限、執(zhí)行要求等。用于確定實施重要政策的決定常采用這種形式。
第四種形式適用于確定并表明原則立場的決定。其特點是除了以簡要文字表明自己的立場、觀點之外,還有較多的議論、推理方面的文字,以講清道理,駁斥錯誤觀點。
四、通知
(一)頒發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知
頒發(fā)(印發(fā))、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知的主要作用分別是完成有關(guān)規(guī)范性公文的發(fā)布生效程序(頒發(fā));擴大一部分公文的有效范圍并使之更加具體化(轉(zhuǎn)發(fā));使一部分公文升格賦予其在更大范圍產(chǎn)生效用的條件(批轉(zhuǎn))。
這三種通知的正文都比較簡短,最簡單的形式就是指出誰,經(jīng)誰批準(zhǔn),為何原因,根據(jù)什么,制定了一個什么公文,現(xiàn)將公文發(fā)(轉(zhuǎn)發(fā))給誰,怎樣執(zhí)行(或從何時開始施行)。稍復(fù)雜一點的就是在上述簡單形式的基礎(chǔ)上,對被印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文或其所針對的事物進(jìn)行評價分析,說明意義,指出執(zhí)行中需注意的事項,或者對這些公文中的規(guī)定、要求等提出補充性意見。
這三種通知的標(biāo)題式樣與其他公文稍有不同,一般為:(作者)+頒發(fā)或印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)十(原文標(biāo)題)+的通知。
(二)指示性通知
指示性通知用于傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要共同執(zhí)行的事項。這種通知的發(fā)送對象雖不只是下級機關(guān),但因其內(nèi)容為更高層次機關(guān)的指示精神,因而仍具指示性。
指示性通知的正文一般包括:行文的依據(jù)(客觀情況、上級要求等)或目的意義;上級指示的精神及其具體化,如政策規(guī)定,工作任務(wù)及安排;執(zhí)行要求及有關(guān)注意事項,如步驟、方法、時間要求、政策界限、報告執(zhí)行情況的方式與期限等。后兩部分內(nèi)容常需以分條列項的方式表達(dá),每條的開端大都以簡短文字對主要內(nèi)容加以概括(主題句),其后再予闡述發(fā)揮使之具體化、明確化。
(三)知照性通知
知照性通知用于轉(zhuǎn)達(dá)要求各有關(guān)方面周知(只需要知曉而不要求直接執(zhí)行)的事項。這種通知的發(fā)送對象更為廣泛,級別方面的限制也不嚴(yán)格,對下級對平級,甚至對一部分上級均可發(fā)送。
知照性通知的正文主要包括:形成該事項的過程、原因、根據(jù);事項的具體內(nèi)容(性質(zhì)、狀態(tài))。為簡化正文,有時以附件(如任免名單、公章印模、組織章程等)對事項的內(nèi)容作細(xì)致交代。
知照性通知所涉及的事項主要是:成立或撤銷機構(gòu)或組織;啟用或廢止公章;變更一些組織或刊物的名稱;任免干部;出版發(fā)行刊物等。
※ 第一節(jié) 規(guī)范性文件
一、規(guī)范性公文的特點
規(guī)范性公文是以強制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的文件。條例、規(guī)定、辦法就是其中具有代表性的部分,與其他類型的公務(wù)文件相比它們具有如下特征:
公文內(nèi)容是作者單方面意志的表示,其規(guī)范作用的成立與實現(xiàn)不以對方是否同意為前提條件,具有極強的強制約束力;公文所針對的問題是反復(fù)多次適用的、涉及多數(shù)人而非少數(shù)人的一般的普遍性問題;公文生效程序更為嚴(yán)格和規(guī)范,特別是在審批手續(xù)和正式公布程序方面非常嚴(yán)格;在效用方面一般均實行“不溯既往”和“后法推翻前法”的原則;語言運用講究高度準(zhǔn)確、概括、簡潔、通俗、規(guī)范。
二、規(guī)范性公文結(jié)構(gòu)
(一)總體結(jié)構(gòu)
條例、規(guī)定、辦法等規(guī)范性公文一般均包括:文件標(biāo)題、發(fā)布或通過或批準(zhǔn)的日期、章題(必要時還有節(jié)題)、正文。
(二)正文的結(jié)構(gòu)
條例、規(guī)定、辦法等規(guī)范性公文的正文一般均有這樣幾部分內(nèi)容:制定目的、制定依據(jù)、適用范圍、有關(guān)定義、主管部門、具體規(guī)范、獎懲辦法、施行日期、施行程序與方式、有關(guān)說明等。
在寫作實踐中,上述內(nèi)容多以條文形式表達(dá),每條還可下分為款、項、目等層次。總則、分則、罰則、附則。
三、寫作要求
撰寫條例、規(guī)定、辦法等規(guī)范性公文時,應(yīng)遵循一些特殊的規(guī)律,特別應(yīng)注意:維護文件的高度一致性、嚴(yán)密性、條理性、簡明性、穩(wěn)定性、連續(xù)性,尊重條例、規(guī)定、辦法各自的特殊撰寫要點。
※第二節(jié)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件
一、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件的特點
領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文的一般特點是:公文內(nèi)容對規(guī)定受文者的行為具有強制約束力,有關(guān)下級機關(guān)及有關(guān)個人必須認(rèn)真遵行;公文所針對的問題帶有一定的隨機性,涉及特定的問題、特定的人,一般不具有普遍性;有效期一般不長,時過境遷公文即失去執(zhí)行效用;與規(guī)范性公文相比生效程序相對簡約,除決定、決議等之外,只要發(fā)文機關(guān)的法定代表對公文的效用予以確認(rèn)(如簽發(fā)),即為有效;在效用方面,一般“溯及既往”,即公文的效力所及不僅針對成文之后發(fā)生的有關(guān)事物和問題,而且包括成文之前發(fā)生的問題,受文者應(yīng)根據(jù)作者要求糾正有關(guān)偏向,采取措施彌補不足。
二、指示
指示用于對下級機關(guān)布置工作,闡明工作活動的指導(dǎo)原則。用于對下級機關(guān)布置工作的指示的正文包括三部分內(nèi)容:一是行文的客觀依據(jù)或目的、意義;二是具體的工作任務(wù)與安排,以及指示事項的意義;三是對落實指示事項提出具體注意事項和要求(如步驟、方法、時間安排、期限、政策界限、報告執(zhí)行情況的方式、時間等)。
這三部分內(nèi)容可依以上次序陳述,也可先講事項意義及行文目的,然后分條列項對每一項具體任務(wù)和要求分別陳述。用于闡明工作活動的指導(dǎo)原則的指示,其正文通常也有三個組成部分:一是行文依據(jù)或該項工作活動的意義;
二是對開展各項活動指導(dǎo)原則的規(guī)定(禁止、糾正或倡導(dǎo)、要求以及有關(guān)政策界限);三是在落實指示事項過程中的具體注意事項和要求等。
三、決定
領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件的一種,用于對重要事項和重大行動作出安排。決定在實踐中具有比較廣泛的具體用途,正文的組成也存在很大的差異,常見的組成形式有這樣兒種:
第一種最簡潔,通常只有一個自然段,幾句話。主要包括的內(nèi)容是:誰,于何處,根據(jù)或為了什么,確定采取什么行動或措施。確定召開會議、人事任免、設(shè)立機構(gòu)、參加或脫離組織的決定,以及一部分履行法定審定批準(zhǔn)程序的決定常采用這種形式。
第二種比第一種稍復(fù)雜一些,主要有這樣一些內(nèi)容:目的或根據(jù);對所針對事物或問題性質(zhì)的分析、評價;有關(guān)措施(實施的對象、范圍、方法、注意事項等)。用于表彰或處分,命名,撤銷有關(guān)議案或其他公文,以及賦予、剝奪、免除有關(guān)對象的權(quán)利義務(wù)、能力的決定常采用這種形式。
第三種形式則更復(fù)雜一些,主要組成部分有:根據(jù)、目的、意義或原因;分條列項陳述有關(guān)措施的具體內(nèi)容,必要時在各條項上附加小標(biāo)題,以概括揭示各自的主要內(nèi)容。這部分內(nèi)容通常要寫出:措施的性質(zhì)、種類以及實施的時間空間和人員范圍、步驟、方法、條件、組織領(lǐng)導(dǎo)保障、政治思想保障、與其他措施的關(guān)系、有關(guān)的政策界限、執(zhí)行要求等。用于確定實施重要政策的決定常采用這種形式。
第四種形式適用于確定并表明原則立場的決定。其特點是除了以簡要文字表明自己的立場、觀點之外,還有較多的議論、推理方面的文字,以講清道理,駁斥錯誤觀點。
四、通知
(一)頒發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知
頒發(fā)(印發(fā))、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知的主要作用分別是完成有關(guān)規(guī)范性公文的發(fā)布生效程序(頒發(fā));擴大一部分公文的有效范圍并使之更加具體化(轉(zhuǎn)發(fā));使一部分公文升格賦予其在更大范圍產(chǎn)生效用的條件(批轉(zhuǎn))。
這三種通知的正文都比較簡短,最簡單的形式就是指出誰,經(jīng)誰批準(zhǔn),為何原因,根據(jù)什么,制定了一個什么公文,現(xiàn)將公文發(fā)(轉(zhuǎn)發(fā))給誰,怎樣執(zhí)行(或從何時開始施行)。稍復(fù)雜一點的就是在上述簡單形式的基礎(chǔ)上,對被印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文或其所針對的事物進(jìn)行評價分析,說明意義,指出執(zhí)行中需注意的事項,或者對這些公文中的規(guī)定、要求等提出補充性意見。
這三種通知的標(biāo)題式樣與其他公文稍有不同,一般為:(作者)+頒發(fā)或印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)十(原文標(biāo)題)+的通知。
(二)指示性通知
指示性通知用于傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要共同執(zhí)行的事項。這種通知的發(fā)送對象雖不只是下級機關(guān),但因其內(nèi)容為更高層次機關(guān)的指示精神,因而仍具指示性。
指示性通知的正文一般包括:行文的依據(jù)(客觀情況、上級要求等)或目的意義;上級指示的精神及其具體化,如政策規(guī)定,工作任務(wù)及安排;執(zhí)行要求及有關(guān)注意事項,如步驟、方法、時間要求、政策界限、報告執(zhí)行情況的方式與期限等。后兩部分內(nèi)容常需以分條列項的方式表達(dá),每條的開端大都以簡短文字對主要內(nèi)容加以概括(主題句),其后再予闡述發(fā)揮使之具體化、明確化。
(三)知照性通知
知照性通知用于轉(zhuǎn)達(dá)要求各有關(guān)方面周知(只需要知曉而不要求直接執(zhí)行)的事項。這種通知的發(fā)送對象更為廣泛,級別方面的限制也不嚴(yán)格,對下級對平級,甚至對一部分上級均可發(fā)送。
知照性通知的正文主要包括:形成該事項的過程、原因、根據(jù);事項的具體內(nèi)容(性質(zhì)、狀態(tài))。為簡化正文,有時以附件(如任免名單、公章印模、組織章程等)對事項的內(nèi)容作細(xì)致交代。
知照性通知所涉及的事項主要是:成立或撤銷機構(gòu)或組織;啟用或廢止公章;變更一些組織或刊物的名稱;任免干部;出版發(fā)行刊物等。